skip to Main Content

Veel gestelde vragen voor standhouders

Hoeveel bezoekers verwachten jullie?

Wij verwachten minimaal 15.000 bezoekers en kunnen met eventuele avondopenstellingen uitbreiden tot 30.000 bezoekers over de gehele periode.

Wat is de doelgroep van de bezoekers?

Iedereen die met plezier spelletjes speelt in de leeftijd vanaf 4 jaar. Wij focussen ons in onze campagnes op gezinnen en vriendengroepen. Hierbij ligt de focus niet op de zogenoemde ‘fanatiekelingen’, maar liefhebbers/enthousiastelingen van bord- en gezelschapsspellen die vaak nog onbekend zijn met het enorme aanbod van de spellenwereld.

Waarom is het festival 9 dagen lang?

De kosten voor het opzetten van het evenement, zijn dermate hoog dat het niet rendabel is om een kortere periode open te gaan. Daarnaast kiezen wij voor een betere verspreiding van het aantal bezoekers, waardoor de standhouders meer aandacht kunnen geven aan de bezoekers. Tegelijkertijd creëert dit meer contactmoment, minder passerende personen waar niet mee gesproken wordt en tevens een verlichting van de druk op speluitleg.

Waarom is het festival van 17 t/m 25 oktober?

Van 17 tot en met 25 oktober is het in midden- en zuid Nederland herfstvakantie. Daarmee is deze periode uitermate geschikt om een evenement te organiseren voor gezinnen en vriendengroepen.

Beseft de organisatie dat het evenement samenvalt met Spiel ’20?

Ja. De organisatie van het SpellenFestival zoekt echter een totaal andere doelgroep op dan Spiel ’20. Wij zijn op zoek naar gezinnen en vriendengroepen die uitgedaagd willen worden om meer spellen te leren kennen. Zij zijn (nog) niet de fanatiekeling die elk spel kent – een groot deel van onze bezoekers kent beurzen als Spiel (nog) niet en zijn niet bereid om naar Duitsland af te reizen. Wij denken daarom prima dat we naast andere beurzen kunnen bestaan.

Wat zijn de openingstijden van het SpellenFestival

Wij zijn dagelijks geopend van 10.00 – 18.00 uur. Een avondopenstelling op donderdag 22 oktober, vrijdag 23 oktober en zaterdag 24 oktober van 19.30 tot 23.30 uur wordt op dit moment nog onderzocht. Een eventuele avondopenstelling wordt geheel gericht op vriendengroepen.

De gemeente Katwijk moet nog akkoord geven om de zondagsopening van 10.00 uur (ipv 13.00 uur) toe te staan.

Wat zijn de betalingsvoorwaarden?

Standhouders krijgen de kans op een optie te nemen op een stand. Om de optie te bevestigen dient een aanbetaling gedaan te worden van 30% van standfactuur. Uiterlijk 14 september dient de volledige factuur te zijn voldaan. Na ontvangst van de aanbetaling wordt de inschrijver meegenomen op de plattegrond en in de communicatie uitingen.

Wat zit er precies in het inschrijfpakket?

Elke standhouder schaft eenmalig het inschrijfpakket aan. Kosten hiervan zijn 99,-
Dit inschrijfpakket bestaat uit:

  • Administratiekosten deelnameregistratie
  • Plaatsing op de website van deelname
  •  Doorplaatsing/link van spellen naar bestelwebsite naar keuze
  • Toegang tot vrijwilligersprogramma
  • Parkeerkaarten standhouders
  • Toegangskaarten standhouders
  • Relatiekaarten (vrijkaarten)
  • Marketing- en promotiepakket (afgeleverd medio augustus)
  • Persbericht deelname
  • Visuele uitingen deelname (logo’s etc.)
  • Deelname in de nieuwsbrief
  • Gepersonaliseerde nieuwsbrief voor relatie-uitnodiging
  • Fotografie standactiviteiten ten behoeve van promotie
  • Social media pakket
  • Persbericht
  • Tot opening beurs gratis koffie/thee
  • Training in online betaling tools

Kan ik als kleine partij ook meedoen met het evenement?

Ja, Speciaal voor startende ondernemers in de spellenbranche of kleine partijen, bieden wij diverse mogelijkheden, zoals bijvoorbeeld het Pionier Plein. Dit is een grote ruimte met speeltafels en banners per standhouder (per standhouder 2 tafels).

Mogen wij spellen verkopen?

Ja, elke standhouder staat vrij om zelf spellen te verkopen of om een samenwerking te starten met een van de commerciële partijen die zich gemeld hebben om een spellenwinkel te exploiteren op het SpellenFestival. Let op! Het Spellenfestival is een ‘Pin Only’ evenement. Het is dus niet toegestaan om cash geld aan te nemen van bezoekers.

Wanneer kan ik op- en afbouwen?

De opbouwtijden zijn van donderdag 15 tot en met vrijdag 16 oktober.
Donderdag 15 oktober van 09:00 – 21:00 uur
Vrijdag 16 oktober van 09:00 – 15:00 uur

De afbouwtijden zijn zondag 25 en maandag 26 oktober.
Zondag 25 oktober 18:00 – 23:00 uur
Maandag 26 oktober 08:00 – 17: 00 uur

Daarnaast is de evenementenlocatie tijdens het SpellenFestival van 08.00 – 20.00 uur geopend. Hiermee krijgen standhouders de mogelijkheid om dagelijks twee uur voorafgaand en na afloop van de publieksopening voor het aanvoeren van nieuwe materialen.

 

Kan het SpellenFestival ondersteunen bij de standbouw?

Standhouders krijgen diverse mogelijkheden om een stand in te richten naar eigen wens. Bij een gedeelte van de stands zit standbouw inbegrepen. Op andere locaties is eigen standbouw mogelijk.

Moet ik zelf meubilair meenemen voor mijn stand?

Nee. De organisatie van het SpellenFestival stelt zelf per stand een aantal tafels en stoelen ter beschikking. De standhouder dient wel aan te geven in het inschrijfformulier dat zij hier gebruik van willen maken. Eventuele additionele meubels zijn voor rekening van de standhouder en dienen vooraf goedgekeurd te worden door de organisatie.

Heb ik toegang tot elektriciteit op de stand?

Ja, het is mogelijk om op alle stands elektriciteit te krijgen. Bij een groot aantal stands zit elektriciteit inbegrepen. Indien de elektriciteit nog niet is inbegrepen, dan is het mogelijk om dit aan te laten leggen, tegen een meerprijs. In principe hebben bijna alle stands één  elektriciteitspunt.

Is er externe opslagruimte beschikbaar voor extra materialen?

Ja, standhouders kunnen kosteloos gebruik maken van additionele ruimten van het evenementen voor opslag. Deze ruimtes zijn echter niet beveiligd.

Hoe gaat het SpellenFestival om met Covid-19?

Op dit moment weet niemand wat de situatie in oktober gaat zijn. Vanwege de Corona-crisis zijn met de locatiehouder dermate goede afspraken gemaakt, dat bij een eventuele annulering van het evenement vanwege het huidige Corona-virus alle kosten van de standfactuur aan de standhouders worden terugbetaald, exclusief de kosten van het inschrijfpakket. 

Back To Top